Huishoudelijk reglement

Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van tennisvereniging Smash op 23 november 2010.

Onderstaand reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze zijn vastgesteld bij notariële akte op 8 december 2008.

Lidmaatschap

  1. Tennisvereniging Smash kent geen ledenstop zolang er voldoende ruimte op de baan is en er voldoende vrijwilligers zijn.
  2. Een nieuw lid is enkele weken op proef, daarna vult de (wettelijk) vertegenwoordiger het inschrijf- formulier en de medische vragenlijst in. Vanaf dat moment is hij/ zij verplicht contributie te betalen.
  3. Leden betalen contributie. Volledig spelende leden betalen 100% van de vastgestelde jaarcontributie welke in twee termijnen wordt geïnd. Degenen die niet via automatische incasso betalen, ontvangen daarvoor een nota per e-mail of per post van de penningmeester en dienen die binnen 4 weken na ontvangst te betalen
  4. Gedeeltelijk spelende leden betalen 50% van de vastgestelde jaarcontributie welke in één termijn in het te spelen seizoen wordt geïnd.
  5. Bij aanmelding voor een winter- en/of zomerseizoen verplicht het lid zich de contributie voor het betreffende seizoen te voldoen. Indien het lid als gevolg van onvoorziene en niet verwijtbare omstandigheden niet in staat is aan de betalingsverplichting te voldoen, kan het bestuur besluiten een coulanceregeling te treffen.
  6. Van de leden die door gedrag- of om medische redenen moeilijk of niet verantwoord te begeleiden zijn door vrijwilligers, verwacht het bestuur dat zij begeleid worden door ouders of verzorgers tijdens training, evenementen en toernooien.
  7. Voor leden wordt lidmaatschapscontributie betaald aan de Gehandicaptensport Nederland.
  8. Voor leden en vrijwilligers is een aansprakelijkheid- en ongevallenverzekering afgesloten bij de Gehandicaptensport Nederland.

Medische vragenlijst

  1. Voor elk lid moet een medische vragenlijst worden ingevuld door de (wettelijk) vertegenwoordiger.
    Het formulier bestaat uit twee delen:
    Deel 1 bestaat uit algemene gegevens, contactpersoon, beknopte diagnose, medicijngebruik en dieet.
    Deel 2 bestaat uit meer specifieke vragen met betrekking tot de diagnose en gedrag.
  2. Een door de (wettelijk) vertegenwoordiger ondertekend formulier geeft toestemming aan vrijwilligers die een smashlid begeleiden bij toernooien om deel 1 van het formulier bij zich te dragen.
    Deel 2 van het getekende formulier kan alleen door de begeleidende vrijwilliger worden ingezien en blijft verder in het bezit van een van de bestuursleden.
  3. Zonder ondertekende medische vragenlijst kan een betreffend Smashlid niet door vrijwilligers worden begeleid zonder de aanwezigheid van ouder of (wettelijk) vertegenwoordiger.

Rechten en verplichtingen van de leden

  1. Adresveranderingen en wijzigingen in de medische gegevens dienen uiterlijk binnen een maand schriftelijk te worden doorgegeven aan het secretariaat.
  2. Leden zijn verplicht zich te houden aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van bestuur en/ of vrijwilligers.
  3. Leden zijn verplicht op de baan passende tenniskleding en tennisschoenen zonder zwarte zolen te dragen.
  4. Bij wedstrijden en toernooien wordt zoveel mogelijk het Smash-shirt gedragen.
  5. Het bestuur van Smash is niet verantwoordelijk voor schade die leden lijden als gevolg van het uitoefenen van de tennissport, trainingen of wedstrijden.
  6. Leden hebben het recht bij alle trainingen, wedstrijden en evenementen, bedoeld voor leden, aanwezig te zijn. Het bestuur kan besluiten een lid de toegang tot de training, wedstrijden of evenementen te ontzeggen.
  7. Afmeldingen voor de training dienen zo mogelijk al op dinsdag te worden gedaan, zodat het bestuur de leden en vrijwilligers op elkaar kan afstemmen.
  8. Na een langdurig verzuim zonder dit te melden, volgt er een gesprek met het lid en de wettelijk vertegenwoordiger. Lost dit niets op dan kan het bestuur dit lid het lidmaatschap ontzeggen.
  9. Als een van onze leden wil spelen op een toernooi onder begeleiding van Smash, zal dit lid een dubbelspel spelen met een speler uit dezelfde spelersklasse.
  10. Als een speler van Smash wil spelen onder begeleiding van Smash met een speler van een andere vereniging wordt dit eerst met het bestuur van TV Smash overlegd.

Kosten bij toernooien

  1. Leden, of hun verzorgers/ begeleiders, zorgen zelf voor vervoer naar de trainingen, toernooien en evenementen. Zij maken zélf afspraken met de chauffeur over de vergoeding van de reiskosten. De reiskosten worden berekend aan de hand van de ANWB-routeplanner (kortste weg).
  2. Vervoers-, overnachtings-, en dinerkosten van de vrijwilligers bij landelijke en internationale toernooien worden hoofdelijk omgeslagen op de deelnemende leden aan die toernooien.
  3. Indien gebruik wordt gemaakt van andere dan door de organiserende instantie geboden overnachtings- en dinerfaciliteiten, zijn de kosten voor eigen rekening van de vrijwilligers.
  4. Kosten voor losse consumpties van de vrijwilligers bij landelijke en internationale toernooien zijn
    – tenzij anders overeengekomen – voor eigen rekening.

Verplichtingen van het bestuur

  1. Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
    1. Namen en adressen van leden en van hun contactpersonen.
    2. Namen en adressen van vrijwilligers van de vereniging.
    3. Een medisch dossier van de leden, om de begeleiding van de leden door bestuur en vrijwilligers zo goed mogelijk te kunnen laten verlopen.
    4. De bezittingen en schulden van de vereniging.
    5. Van de onder a en c genoemde administratie moet aan ieder lid of (wettelijk) vertegenwoordiger, die daarom verzoekt, binnen een week inzage worden verstrekt omtrent zijn/haar gegevens.

Vergaderingen

  1. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen.

Commissies

  1. De Algemene Vergadering of het bestuur kan een of meer commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten. Commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen een of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
  2. De kascommissie als bedoeld in artikel 14 punt 2 van de statuten bestaat uit twee leden. Ieder kascommissielid wordt benoemd voor twee jaar. Elk jaar treedt het lid af, dat het langst in de commissie zitting heeft. Bij wijze van uitzondering is het betreffende kascommissielid herbenoembaar voor eenzelfde periode. Op de Algemene Ledenvergadering kan een nieuw lid benoemd worden.

Vrijwilligers

  1. De leden worden getraind en begeleid door vrijwilligers. Tot reguliere vrijwilligers worden gerekend: trainers, gastvrouwen, bestuurs- en commissieleden. Tijdens toernooien worden buddy’s ook tot vrijwilligers gerekend.
  2. Via Gehandicaptensport Nederland zijn vrijwilligers verzekerd inzake aansprakelijkheid en ongevallen.
  3. Vrijwilligers zijn verplicht op de baan passende tenniskleding en tennisschoenen zonder zwarte zolen te dragen.
  4. Nieuwe vrijwilligers ontvangen de verkorte uitgave van het gedragsreglement seksuele intimidatie, pesten en agressie, uitgegeven door de Gehandicaptensport Nederland ter ondertekening.
  5. De naam van de nieuwe vrijwilliger wordt gecheckt op de registratielijst van de Gehandicaptensport Nederland.
  6. Aan vrijwilligers die zich hebben aangemeld na 1 januari 2010 wordt een VOG-verklaring gevraagd. Deze verklaring heeft een geldigheidsduur van 5 jaar. De vrijwilligerscommissie houdt bij wanneer een VOG verloopt en neemt daarop actie.
  7. Vrijwilligers zijn geen lid van de vereniging en hebben geen stemrecht.
  8. De vrijwilligers worden aan het begin van het seizoen ingedeeld door het bestuur.
  9. Van de vrijwilligers wordt verwacht dat zij verhindering tijdig doorgeven aan het bestuur.
  10. Vrijwilligers hebben toegang tot het medisch dossier.
  11. Vrijwilligers betalen geen inschrijfgeld bij toernooien.
  12. Vervoers-, overnachtings-, en dinerkosten van de vrijwilligers bij landelijke en internationale toernooien worden hoofdelijk omgeslagen op de deelnemende leden aan die toernooien.
  13. Indien gebruik wordt gemaakt van andere dan door de organiserende instantie geboden overnachtings- en dinerfaciliteiten, zijn de kosten voor eigen rekening van de vrijwilligers.
  14. Kosten voor losse consumpties van de vrijwilligers bij landelijke en internationale toernooien zijn
    – tenzij anders overeengekomen – voor eigen rekening.
  15. De vrijwilligers hebben het recht een adviescommissie te benoemen. Deze commissie heeft een adviserende stem naar het bestuur en naar de ledenvergadering.

Wijziging huishoudelijk reglement

  1. Het huishoudelijk reglement kan alleen gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering.